[Trello là gì?] Công cụ quản lý công việc hiệu quả

TRELLO LÀ GÌ ?

Nếu bạn tham gia vào nhiều dự án công việc hoặc nếu bạn tự làm chủ, thì quản lý dự án hiệu quả sẽ nhiều. Nếu không lập kế hoạch cho thời gian và công sức của mình, thì cuối cùng bạn sẽ xáo trộn nó trên Facebook và kết quả là trễ deadlines (đó là kinh nghiệm của tôi). Ngành công cụ quản lý dự án trực tuyến có tính cạnh tranh cao nhưng ngành mà dường như đang chiến thắng hơn tất cả những cái khác là Trello.

Trello được yêu thích bởi những người bị ám ảnh bởi việc quản lý thời gian và dự án của họ, thật dễ dàng để biết lý do tại sao. Trello không chỉ rẻ và giá cả phải chăng, mà còn cực kỳ đơn giản để sử dụng. Sử dụng một cách tiếp cận trực quan cao để quản lý thời gian và dự án, bạn có thể di chuyển thẻ xung quanh để có thể thấy trong nháy mắt những gì cần phải làm và khi nào làm.

MỘT CÁI NHÌN CẬN CẢNH HƠN VỀ TRELLO

Trello đã được một số người mô tả là “Post-it notes on steroids” ( “Ghi chú sau nó trên steroid”). Trên màn hình, tạo “danh sách” giống như một bảng trắng lớn trên tường.  Sau đó, trên mỗi danh sách là “thẻ”, như ghi chú Post-it. Trên mỗi thẻ là một mục việc cần làm riêng.

Khi tiến hành với mục việc cần làm, bạn có thể sử dụng chuột để kéo thẻ từ “đang tiến hành” sang “hoàn thành” (hoặc bất kỳ từ ngữ nào bạn thích).

4 TÍNH NĂNG CHÍNH CỦA TRELLO

Chúng tôi sẽ xem xét từng tính năng chi tiết hơn một chút. Nhưng đây là 4 điều chính cần tập trung vào, nếu nhìn vào ảnh chụp màn hình ở trên.

• Mỗi thẻ có thể được mã hóa màu bằng một thanh. Mỗi màu có thể đề cập đến một khách hàng khác nhau chẳng hạn.
• Biểu tượng hiển thị gravatar / hình ảnh của người dùng cho thấy ai đang tham gia vào thẻ đó. Bạn có thể mời mọi người vào một thẻ để họ có thể để lại phản hồi và cập nhật. Hoặc nếu bạn muốn giao cho họ nhiệm vụ đó. Nếu một nhiệm vụ được chỉ định, một ngày đáo hạn có thể được thêm vào và một lời nhắc được gửi khi ngày đáo hạn gần đến. Khi thẻ được cập nhật, mọi người trong thẻ đó sẽ được thông báo.
• Nền của mỗi bảng Trello có thể được tùy chỉnh. Trello cung cấp nền hoặc bạn có thể tải lên nền của mình. Là một người hâm mộ Lego, tôi đã tải lên Lego này. Nhưng nếu là một công ty, bạn có thể tùy chỉnh bảng Trello bằng logo của công ty.
• Thẻ có thể được chuyển sang các bảng khác, sao chép sang các bảng khác hoặc lưu trữ khi hoàn thành.

BẮT ĐẦU MỘT BẢNG MỚI

Bước đầu tiên là thêm một bảng mới. Ở góc trên bên phải màn hình (khi đã đăng nhập), nhấn nút +. Sau đó chọn “Create board” từ danh sách thả xuống.

Sau đó, bạn sẽ được yêu cầu cung cấp cho bảng một cái tên, mức độ riêng tư và một nền tảng. Nếu đã tạo một nhóm rồi, bạn có thể chọn gán bảng cho nhóm đó.

Một từ nhanh chóng về mức độ riêng tư: Nếu bảng được để công khai, thì nó sẽ được các công cụ tìm kiếm lập chỉ mục và truy cập bởi bất kỳ ai tìm thấy nó trên Google. Gần đây đã tiết lộ rằng các nhân viên tại Uber đang sử dụng Trello để liệt kê các mật khẩu nhạy cảm của công ty, sau đó được Google chọn.

Vì vậy, hãy cẩn thận và nếu bạn PHẢI sử dụng Trello cho mật khẩu, hãy đặt mức độ riêng tư thành Private. Mặc dù đối với mật khẩu, bạn thực sự nên sử dụng trình quản lý mật khẩu.

THÊM MỘT DANH SÁCH MỚI

Khi đã có bảng mới của mình, đây là lúc để bắt đầu một danh sách mới. Bạn có thể làm theo bất kỳ cách nào bạn muốn nhưng tôi thường lập bảng với các danh sách ở các giai đoạn khác nhau của một quy trình. Vì vậy, “chờ xử lý” “trong tiến trình“ và vv.  Hoặc có thể có danh sách cho các dự án có nhiều nhiệm vụ như “trang trí nhà cửa”, “đạt được hòa bình thế giới” và “chinh phục không gian bên ngoài”.

Để thêm một danh sách mới, bấm vào Add a list.

Sau đó nhập tiêu đề của danh sách đó và lưu.

THÊM MỘT THẺ MỚI

Bây giờ là lúc để thêm một thẻ mới, và có nhiều yếu tố khác nhau cho một thẻ mà làm cho nó mạnh mẽ.

LÀM THẺ MỚI

Trong danh sách thích hợp, nhấp vào Add a card.

Bây giờ gõ vào nhiệm vụ bạn muốn thêm. Lưu bằng cách nhấp vào nút Add màu xanh lá cây.

Nhưng đó chỉ là khởi đầu của những gì có thể thêm vào thẻ, mà bạn có thể thấy nếu nhấp vào để mở nó lên.

CHỈ ĐỊNH NGƯỜI DÙNG KHÁC

Đầu tiên, nếu đã tạo một nhóm và những người khác đã được mời truy cập vào bảng, bạn có thể chỉ định ai đó cho một nhiệm vụ cụ thể. Hoặc chỉ đơn giản là gắn thẻ để chúng được lặp vào cuộc trò chuyện trên thẻ đó.  

Để thêm ai đó vào thẻ, chỉ cần nhấp vào Members và nhấp vào gravatar của người bạn muốn thêm. Tương tự, chúng có thể được xóa khỏi thẻ bằng cách nhấp lại vào gravatar.

THÊM GHI CHÚ VÀ TỆP ĐÍNH KÈM

Cho dù vì lợi ích của bộ nhớ hoặc để tư vấn cho người khác, để lại ghi chú có thể trở nên cần thiết. Bạn có thể làm như vậy ở đầu ghi chú và cũng để lại các liên kết có thể nhấp vào đó.  

Bên dưới phần ghi chú là một khu vực để tải lên tệp đính kèm. Đây có thể là bất cứ thứ gì từ tài liệu đến tệp zip thành hình ảnh. Nếu là một hình ảnh, nó sẽ hiển thị trên thẻ.

THÊM NGÀY ĐÁO HẠN

Nếu một nhiệm vụ có thời hạn, bạn có thể chỉ định ngày đáo hạn cho nó. Sau đó, bạn sẽ nhận được lời nhắc khi gần đến hơn và khi ngày đã qua.

THÊM NHÃN MÀU

Tôi thêm nhãn màu vào danh sách công việc để hiển thị công việc nào là do khách hàng nào. Vì vậy, màu đỏ là cho GroovyPost chẳng hạn.

Bạn có thể chỉnh sửa nhãn để nói bất cứ điều gì bạn muốn và có thể thêm bao nhiêu tùy ý vào thẻ.

THÊM BÌNH LUẬN

Nếu người khác có quyền truy cập vào thẻ của bạn, cuối cùng họ sẽ bắt đầu để lại nhận xét. Bạn có thể sử dụng @ để gắn thẻ mọi người trong các nhận xét cụ thể và họ sẽ nhận được thông báo từ Trello.

DI CHUYỂN, SAO CHÉP, XEM VÀ LƯU TRỮ THẺ

Ngoài ra còn có 4 hành động khác bạn có thể thực hiện trên một thẻ.

Di chuyển

Nếu có nhiều bảng, bạn có thể di chuyển thẻ giữa bảng này sang bảng khác. Vì vậy, nếu muốn chuyển một thẻ từ bảng GroovyPost sang một trong các bảng cá nhân của riêng tôi, tùy chọn này sẽ chuyển thẻ qua. Cùng với tất cả các bình luận, tệp đính kèm, vv

Sao chép

Điều này giống như tùy chọn Di chuyển, ngoại trừ thẻ sẽ không được di chuyển hoàn toàn. Chỉ cần sao chép. Tôi sử dụng tất cả thời gian này để sao chép các bài tập GroovyPost vào bảng làm việc riêng của tôi.

Xem

Nếu ai đó có thẻ trên bảng, bạn có thể chọn xem nó và được thông báo về những bình luận mới, mà không cần thực sự tham gia. Còn được gọi là “chế độ ẩn”.

Lưu trữ thẻ

Không có thứ gọi là “xóa” trong Trello. Thay vào đó, để xóa thẻ, danh sách hoặc bảng, bạn “lưu trữ” nó. Sau đó nó sẽ biến mất nhưng nó có thể dễ dàng được đưa trở lại nếu bạn cần nó một lần nữa sau đó.