KPI là gì? 3 bước để có chiến lược KPI mạnh mẽ

KPI là gì?

KPI là viết tắt Key Performance Indicator chỉ số đo lường hiệu quả công việc, một thước đo có thể định lượng được về hiệu suất theo thời gian cho một mục tiêu cụ thể. KPI cung cấp các mục tiêu để các nhóm trong doanh nghiệp để tìm kiếm, các cột mốc để đánh giá tiến độ và thông tin chi tiết giúp mọi người trong tổ chức đưa ra quyết định tốt hơn. Từ tài chính và nhân sự đến tiếp thị và bán hàng, các chỉ số hoạt động giúp mọi lĩnh vực của doanh nghiệp tiến lên ở cấp chiến lược.

KPI là gì

Tại sao KPI lại quan trọng?

KPI là một cách quan trọng để đảm bảo các nhóm đang hỗ trợ các mục tiêu chung của tổ chức. Dưới đây là một số lý do lớn nhất tại sao bạn cần các chỉ số hiệu suất.

  • Giữ cho các nhóm được liên kết: Cho dù đo lường sự thành công dự án hay hiệu suất của nhân viên, KPI sẽ giữ cho các nhóm hoạt động theo cùng một hướng.
  • Kiểm tra tình hình hoạt động: Các chỉ số hoạt động cung cấp cho bạn cái nhìn thực tế về tình hình hoạt động của tổ chức, từ các yếu tố rủi ro đến các chỉ số tài chính.
  • Thực hiện điều chỉnh: KPI giúp bạn thấy rõ những thành công và thất bại của mình để bạn có thể làm được nhiều việc hơn và ít hơn những gì không hiệu quả.
  • Giữ cho nhóm có trách nhiệm: Đảm bảo rằng mọi người đều cung cấp giá trị bằng các chỉ số hiệu suất giúp nhân viên theo dõi tiến độ và giúp người quản lý điều hành mọi việc.

Các loại KPI

Các chỉ số hiệu suất có nhiều loại. Trong khi một số được sử dụng để đo lường tiến độ hàng tháng với các mục tiêu, điểm chung của tất cả các KPI là gắn liền với các mục tiêu chiến lược. Dưới đây là tổng quan về một số loại KPI phổ biến nhất.

  • Chiến lược: Các chỉ số hiệu suất quan trọng có tầm ảnh hưởng lớn này giám sát các mục tiêu của tổ chức. Các giám đốc điều hành thường xem xét một hoặc hai KPI chiến lược để tìm hiểu xem tổ chức đang hoạt động như thế nào tại bất kỳ thời điểm nào. Ví dụ: Bao gồm lợi nhuận đầu tư, doanh thu và thị phần.
  • Hoạt động: Các KPI này thường đo lường hiệu suất trong một khung thời gian ngắn hơn và tập trung vào các quy trình và hiệu quả của tổ chức. Một số ví dụ: bao gồm doanh số bán hàng theo khu vực, chi phí vận chuyển trung bình hàng tháng và giá mỗi chuyển đổi (CPA).
  • Đơn vị chức năng: Nhiều chỉ số hoạt động gắn liền với các chức năng cụ thể, chẳng hạn như tài chính hoặc CNTT. Mặc dù CNTT có thể theo dõi thời gian giải quyết hoặc thời gian hoạt động trung bình, KPI tài chính theo dõi tỷ suất lợi nhuận gộp hoặc tỷ suất lợi nhuận trên tài sản. Các KPI chức năng này cũng có thể được phân loại là chiến lược hoặc hoạt động.
  • Dẫn đầu hoặc tụt hậu: Bất kể loại chỉ số hiệu suất mà bạn xác định, bạn nên biết sự khác biệt giữa các chỉ số hàng đầu và các chỉ số tụt hậu. Mặc dù các KPI hàng đầu có thể giúp dự đoán kết quả, nhưng các KPI tụt hậu lại theo dõi những gì đã xảy ra. Các tổ chức sử dụng kết hợp cả hai để đảm bảo họ đang theo dõi những gì quan trọng nhất.
  • Định tính hoặc định lượng: Hầu hết các KPI là chỉ số định lượng. Điều đó có nghĩa là chúng có thể dễ dàng đo lường và gán một số. Một KPI định tính không thể được gán một con số dễ dàng. Ví dụ, một cái gì đó như sự hài lòng của nhân viên.

Cách phát triển KPI

Với quá nhiều dữ liệu, có thể rất hấp dẫn để đo lường mọi thứ hoặc ít nhất là những thứ dễ đo lường nhất. Tuy nhiên, bạn cần chắc chắn rằng mình chỉ đo lường các chỉ số hiệu suất giúp bạn đạt được các mục tiêu kinh doanh của mình. Trọng tâm chiến lược là một trong những khía cạnh quan trọng nhất định nghĩa KPI. Dưới đây là một số phương pháp hay nhất để phát triển KPI phù hợp.

  1. Xác định cách sử dụng KPI: Thảo luận với những người sẽ sử dụng báo cáo KPI để tìm hiểu những gì họ muốn đạt được và cách họ sẽ sử dụng chỉ số. Điều này sẽ giúp bạn xác định KPI có liên quan và có giá trị đối với doanh nghiệp hay không?
  2. Gắn họ với các mục tiêu chiến lược: Nếu KPI không liên quan đến những gì bạn đang cố gắng đạt được trong doanh nghiệp, bạn đang lãng phí thời gian. Mặc dù chỉ số có thể liên quan đến một chức năng kinh doanh cụ thể như nhân sự hoặc tiếp thị, nhưng mọi chỉ số hiệu suất phải gắn trực tiếp với các mục tiêu kinh doanh tổng thể doanh nghiệp.
  3. Viết KPI thông minh: Các KPI hiệu quả nhất tuân theo công thức SMART đảm bảo cụ thể, có thể đo lường, có thể thu được, thực tế và có giới hạn thời gian. Một số ví dụ bao gồm “Tăng doanh số bán hàng lên 5% mỗi quý” hoặc “Tăng điểm số nhà quảng cáo ròng 25% trong ba năm tới.”
  4. Giữ cho chỉ số rõ ràng: Mọi người trong tổ chức nên hiểu KPI để họ có thể hành động theo. Đây là lý do tại sao hiểu biết về dữ liệu là rất quan trọng. Khi mọi người hiểu cách làm việc với dữ liệu, họ có thể đưa ra các quyết định giúp kim chỉ nam đi đúng hướng.
  5. Lập kế hoạch lặp lại: Khi doanh nghiệp và khách hàng thay đổi, bạn có thể cần phải sửa đổi các chỉ số hiệu suất của mình. Có lẽ những cái nhất định không còn phù hợp nữa hoặc bạn cần điều chỉnh dựa trên hiệu suất. Hãy chắc chắn rằng bạn đã có sẵn kế hoạch để đánh giá và thực hiện các thay đổi đối với các chỉ số hiệu suất khi cần thiết.
  6. Tránh quá tải KPI: Các công cụ hỗ trợ đã cho phép các tổ chức truy cập vào dữ liệu và trực quan hoá dữ liệu tương tác , giúp dễ dàng đo lường mọi thứ và mọi thứ. Hãy nhớ rằng định nghĩa chỉ số hiệu suất đề cập đến các mục tiêu quan trọng nhất. Tránh xa tình trạng quá tải KPI bằng cách tập trung vào các biện pháp có tác động nhất.

Tạo KPI tốt hơn với cấu trúc SMART

Từ viết tắt SMART thường được sử dụng trong thiết lập mục tiêu và có thể được sử dụng để đo lường các mục tiêu khác nhau liên quan đến hiệu suất của nhân viên, cũng như phát triển cá nhân và quản lý dự án . Tuy nhiên, bạn cũng có thể hưởng lợi từ việc sử dụng từ viết tắt SMART khi tạo các chỉ số hiệu suất chính.

Từ viết tắt SMART là viết tắt của:

Specific(cụ thể): đảm bảo KPI không quá mơ hồ
Measurable(có thể đo lường): bạn sẽ đo lường sự tiến bộ như thế nào?
Attainable(có thể đạt được) : có thực tế là bạn sẽ đạt được KPI này không?
Relevant (có liên quan) : KPI này có hữu ích cho tổ chức không?
Time-bound (giới hạn thời gian): khung thời gian để đạt được KPI này là gì?

KPI tốt hơn với cấu trúc SMART

Ví dụ về KPI xấu không tuân theo công thức SMART có thể là: “Tăng doanh số bán hàng”. Tại đây, không cụ thể lắm và không có khung thời gian nào liên quan đến nó. Một KPI SMART tốt hơn sẽ giống như “Tăng doanh số bán hàng lên 10% vào cuối năm”. Roã ràng, cung cấp cho bạn một mục tiêu có thể đo lường được để hướng tới và khung thời gian mà cần đạt được trong đó.

3 bước để có chiến lược KPI mạnh mẽ

Nếu các chỉ số hiệu suất không mang lại kết quả như bạn mong đợi, thì đã đến lúc bạn phải điều chỉnh chiến lược. Dưới đây là ba điều bạn có thể làm để đảm bảo rằng mọi người trong tổ chức biết ý nghĩa của KPI và cách sử dụng để đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu có tác động đến doanh nghiệp.

  1. Chọn KPI quan trọng nhất: Để đảm bảo bạn đang đo lường những gì quan trọng, bạn nên cân bằng giữa các chỉ số dẫn đầu và tụt hậu. Các chỉ số trễ giúp bạn hiểu kết quả trong một khoảng thời gian, chẳng hạn như doanh số bán hàng trong 30 ngày qua. Các chỉ số hàng đầu giúp bạn dự đoán những gì có thể xảy ra dựa trên dữ liệu, cho phép bạn thực hiện các điều chỉnh để cải thiện kết quả.
  2. Tạo văn hóa dựa trên KPI: Các chỉ số hiệu suất không có nhiều ý nghĩa nếu mọi người không hiểu là gì và cách sử dụng ra sao. Tăng cường hiểu biết về dữ liệu trong tổ chức để mọi người đều làm việc hướng tới các mục tiêu chiến lược. Đào tạo nhân viên, chỉ định KPI có liên quan cho họ và sử dụng nền tảng BI tốt nhất để giúp mọi người đưa ra quyết định giúp doanh nghiệp phát triển.
  3. Lặp lại: Giữ cho các chỉ số hiệu suất luôn cập nhật bằng cách sửa đổi dựa trên những thay đổi của thị trường, khách hàng và tổ chức. Thường xuyên gặp gỡ để đánh giá chỉ số, xem xét kỹ hiệu suất để xem có cần điều chỉnh hay không và xuất bản bất kỳ thay đổi nào bạn thực hiện để các nhóm luôn được cập nhật.
3 bước để có chiến lược KPI mạnh mẽ

Quá trình lặp đi lặp lại

Một phần của việc tạo KPI tuyệt vời là lặp đi lặp lại. Để bắt đầu quá trình này, bạn cần phải sử dụng một chỉ báo hiệu suất cụ thể trong một thời gian. Bạn có thể đánh giá lại và sửa đổi KPI khi bạn thấy hoạt động như thế nào.

Lặp lại về cơ bản là lấy kết quả của KPI và sử dụng kết quả đó để cải thiện hoặc thay đổi KPI cho chu kỳ tiếp theo. Bạn có thể cần sửa đổi KPI theo thời gian dựa trên nhu cầu của tổ chức hoặc khách hàng, cũng như những thay đổi tổng thể trong thị trường hoặc ngành của bạn. Thường xuyên dành một chút thời gian để xem xét KPI. Xem hoạt động như thế nào và bạn có cần thực hiện bất kỳ điều chỉnh nào đối với KPI hay không.

Nếu bạn thay đổi KPI của mình, hãy đảm bảo thông báo cho toàn bộ Team bạn. Họ sẽ cần biết về bất kỳ thay đổi nào mà bạn triển khai. Đôi khi bạn có thể thấy rằng các chỉ báo hiệu suất chính cũ chỉ đơn giản là không còn hữu ích hoặc phù hợp nữa. Tại thời điểm đó, bạn sẽ cần phải ngừng sử dụng và thay vào đó hãy xem xét một KPI khác mà bạn có thể đo lường.

KPI phòng tài chính

Từ chi phí và doanh thu đến quản lý ký quỹ và tiền mặt, các nhà quản lý tài chính có rất nhiều lựa chọn khi theo dõi tiến độ tài chính. Dưới đây là một số ví dụ để xem xét khi bạn xác định các chỉ số hiệu suất

Biên lợi nhuận gộp

Tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu

Biên lợi nhuận

Tỉ lệ chi phí hoạt động

Tỷ lệ vốn luân chuyển hay tỷ lệ vốn lưu động

KPI phòng kinh doanh

Đảm bảo các phòng kinh doanh đang đáp ứng các mục tiêu bán hàng bằng cách theo dõi và thường xuyên xem xét các chỉ số hiệu suất bán hàng, các chỉ số về khách hàng tiềm năng, cơ hội, doanh số. Dưới đây là một số ví dụ về KPI cho nhóm bán hàng:

Khách hàng tiềm năng mới

Giá trị đặt hàng trung bình

Số lượng đơn hàng

Doanh thu bán hàng

Số lượng sản phẩm bán hàng

KPI phòng Marketing

Chi phí quảng cáo, tỷ lệ chuyển đổi và các chỉ số khác về thành công của hoạt động quảng cáo bằng cách xác định rõ ràng các chỉ số hiệu suất và điều chỉnh phù hợp với mục tiêu chiến lược.

Khách hàng tiềm năng marketing

Tỷ lệ chuyển đổi

Khách hàng tiềm năng sale

Lợi nhuận trên chi tiêu quảng cáo

KPI phòng chăm sóc khách hàng

Tỷ lệ giải quyết vấn đề ngay từ lần gọi đầu tiên

Thời gian phản hồi trung bình

Chỉ số nỗ lực của khách hàng

Các câu hỏi cần đặt ra khi tạo KPI

Bạn vẫn đang khó khắn trong việc việc tạo một chỉ báo hiệu suất ? Và đây là một số câu hỏi mà bạn nên tự hỏi mình trong quá trình tạo.

  • Bạn đang cố gắng đạt được kết quả gì?
  • Tại sao kết quả này lại quan trọng?
  • Ai chịu trách nhiệm về kết quả?
  • Kết quả có thể bị ảnh hưởng như thế nào?
  • Bạn sẽ đo lường sự tiến bộ như thế nào?
  • Bạn sẽ đo lường sự tiến bộ thường xuyên như thế nào?
  • Làm thế nào bạn sẽ biết nếu bạn đạt được mục tiêu của mình?

KPI tốt là gì?

Một KPI tốt có các thuộc tính sau:

  • Cung cấp thông tin khách quan và rõ ràng về tiến trình hướng tới mục tiêu cuối cùng
  • Theo dõi và đo lường các yếu tố như hiệu quả, chất lượng, kịp thời và hiệu suất
  • Cung cấp một cách để đo lường hiệu suất theo thời gian
  • Giúp đưa ra quyết định sáng suốt hơn

5 Chỉ số hiệu suất chính là gì?

KPI khác nhau giữa các doanh nghiệp. Nhưng nhìn chung, năm trong số các KPI được sử dụng phổ biến nhất bao gồm:

  1. Tăng trưởng doanh thu
  2. Doanh thu trên mỗi khách hàng
  3. Tỷ suất lợi nhuận
  4. Tỷ lệ giữ chân khách hàng
  5. Sự hài lòng của khách hàng

Chỉ số KPI được dùng phổ biến là gì?

5 trong số các KPI được sử dụng phổ biến nhất bao gồm:
Tăng trưởng doanh thu.
Doanh thu trên mỗi khách hàng.
Tỷ suất lợi nhuận.
Tỷ lệ giữ chân khách hàng.
Sự hài lòng của khách hàng.

Mẫu KPI là gì?

Mẫu KPI là xác định và mô tả phương pháp thu thập dữ liệu mà bạn sẽ sử dụng cho mỗi KPI. Phương pháp thu thập dữ liệu bao gồm khảo sát, bảng câu hỏi, phỏng vấn, thu thập dữ liệu cảm biến, nhóm tiêu điểm, thu thập dữ liệu máy tự động cũng như thu thập dữ liệu lưu trữ.

KPI nhân viên là gì?

KPI nhân viên là những thước đo có thể hỗ trợ theo dõi khả năng của nhân viên đáp ứng kỳ vọng daon nghiệp cũng như tác động của nhân viên đối với các mục tiêu kinh doanh.

Bài viết liên quan

Bài viết khác

Từ khoá tìm kiếm

Google dịch | Zavi | Photoshop Online | Youtube Vanced | Ccleaner | CCNA | Slidesgo | Minecraft | Zalo | CSDL | Python | API | Wordpress | Drupal | Ruby | AngularJS | Công thức lượng giác | Realtek HD Audio Manager | Giảm dung lượng ảnh | Phần mềm chỉnh sửa video | Software Engineer | Visual Studio Code | Phím tắt Game Euro Truck Simulator 2 | Phần mềm AI | Phần mềm chuyển PDF sang Word | Phần mềm chỉnh sửa Video | Zoom | Backend Developer | PHP | Centos | Sách lập trình Java | CUBET | Cisco Packet Tracer | Teamviewer | Foxit Reader | Quillbot | DLMixcloud | Removebg | SaveFrom | APKPure | Clash of Clans APK | Android Auto APK | Youtube Vanced APK | TapTap APK | APKPure APK | Tải Minecraft | Y2mate | HappyMod APK | AdBlock
Đã thêm item vào giỏ hàng.
0 item - 0